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Para ser eficaz, el proceso de gestión de cambios debe tener en cuenta cómo un ajuste o reemplazo afectará a los procesos, sistemas y empleados dentro de la organización.
Debe existir procesos para planificar y probar el cambio. Además, de un proceso para comunicar el cambio, otro de programación e implementación de cambios, otro para documentar el cambio y un proceso para evaluar sus efectos.
La documentación es un componente crítico de la gestión del cambio.
No es sólo para mantener un seguimiento de auditoría en caso de que sea necesaria una reversión. También para garantizar el cumplimiento de los controles internos y externos, incluido el cumplimiento normativo. A continuación te contamos todo sobre la gestión de cambio.
Según Tech Target, la administración de cambios se puede usar para administrar muchos tipos de cambios organizativos. Los tres tipos más comunes son:
La gestión del cambio aumenta el éxito de proyectos e iniciativas críticas. Además, mejora la capacidad de una empresa para adaptarse rápidamente.
El cambio de negocio es constante e inevitable. Cuando está mal administrado tiene el potencial de causar estrés organizacional, así como un re-trabajo innecesario y costoso.
Al estandarizar la coherencia y eficiencia del trabajo asignado, la administración de cambios asegura que el activo de las personas de una organización no se pase por alto. A medida que se producen cambios en el trabajo, la administración de cambios ayuda a los empleados a comprender sus nuevos roles y crear una cultura más basada en procesos.
La gestión del cambio también fomenta el crecimiento futuro de la empresa al permitirle mantenerse dinámico en el mercado.
Los modelos de mejores prácticas pueden ayudar a los gerentes en alinear el alcance de los cambios propuestos. Para ello pueden utilizar los modelos más populares. Entre estos están:
Las empresas que desarrollan un programa de gestión de cambios desde cero a menudo se enfrentan a desafíos desalentadores. Además de una comprensión de la cultura de la empresa, el proceso de gestión de cambios requiere una contabilidad precisa de los sistemas, aplicaciones y empleados para verse afectados por un cambio. Los desafíos adicionales de la gestión de cambios incluyen:
La gestión de los activos/recursos físicos, financieros, humanos, informativos e intangibles. Todos ellos contribuyen al plan estratégico de una organización. Si no se gestiona, más difícil será la implementación del cambio.
Los ejecutivos y empleados más afectados por un cambio pueden resistirse a éste. Dado que el cambio puede resultar en un trabajo adicional no deseado, la resistencia continua es común. La transparencia, la formación, la planificación y la paciencia pueden ayudar a sofocar la resistencia.
Las empresas a menudo no comunican consistentemente iniciativas de cambio o incluyen a sus empleados en el proceso. La comunicación relacionada con el cambio requiere un número adecuado de mensajes. La participación de suficientes partes interesadas para sacar el mensaje y múltiples canales de comunicación.
La aplicación de nuevas tecnologías puede interrumpir todo el flujo de trabajo de un empleado. Si no se planifica con anticipación, se detendrá el cambio. Las empresas pueden evitar esto mediante la creación de una red de aprendices tempranos que pueden defender la nueva tecnología.
En la administración de cambios, los factores de éxito difieren para todos según su rol en la organización. Esto crea un desafío en términos de administrar múltiples prioridades simultáneamente.
Decidir si un programa de cambios será a largo o corto plazo. Además de definir claramente los plazos de los hitos es complicado. Algunas organizaciones creen que los programas de cambio más cortos son más eficaces. Otros prefieren un enfoque más gradual, ya que puede reducir la resistencia y los errores.