Checklist para hacer un buen Onboarding a Distancia

El Onboarding a distancia debe hacerse correctamente al contratar trabajadores remotos. Si anteriormente había que preparar una serie de procesos, como capacitaciones, inducciones, presentaciones, ahora todo ello se puede acortar.

Onboarding ¿Cómo hacerlo con empleados remotos?

Envíe hardware y manuales de TI a los nuevos trabajadores. 

Solicita computadoras y hardware que los trabajadores remotos necesitarán antes de que empiecen a trabajar. Confirma que hayan recibido todo el equipo necesario para su trabajo y pida a su departamento de TI que los ayude con la configuración. Para que el Onboarding a distancia resulte, asegúrate de que los teletrabajadores tengan lo siguiente para comenzar:

• Computador portátil o de escritorio.
• Mouse.
• Teclado.

Regala un pack de bienvenida de empresa a los nuevos trabajadores. 

Ayuda a tus nuevos trabajadores a sentirse parte del equipo. Para ello, puedes enviarle un pack de bienvenida. Este incluiría:

• Mercancía de marca, como una taza de café o una camiseta.
• Una carta de bienvenida o una nota de su equipo o de su director ejecutivo.
• Regalos personalizados que podrían gustar (como auriculares, un libro o gift cards de tiendas locales o en línea)

Ayuda a los nuevos trabajadores remotos a completar el papeleo de recursos humanos

Hacer que tus nuevos trabajadores firmen contratos de trabajo y otros documentos legales puede llevar mucho tiempo. Por tanto, para un buen Onboarding a distancia se necesita realizar todo el proceso online.

Considera utilizar una herramienta de firma electrónica. De esta forma, los empleados puedan agregar sus firmas digitalmente y compartir contratos con usted en un entorno seguro.

Inducción en la cultura de la empresa

Los empleados remotos son parte de su cultura, a pesar de no estar en la oficina. Para ayudarlos a comprender la cultura, en el Onboarding a distancia comparta:

• Cualquier presentación sobre la historia y los valores de tu empresa.
• Fotos y videos de reuniones.
• El reglamento interno de higiene, orden y seguridad en Chile. En México puedes encontrarlo . y aqui para Perú.

Asegúrate  que los nuevos trabajadores comprendan cómo utilizar los softwares de comunicación disponible 

Dentro del Onboarding, presenta las herramientas de comunicación que utilizará con los miembros del equipo. Incluso en ese momento, se debe indicar los posibles problemas y soluciones a esas herramientas. Además, si es relevante, proporcione manuales sobre cómo configurar:

• Correo electrónico de la empresa.
• Herramienta de mensajería grupal.
• Software de videoconferencia.
• Aplicación del control de asistencia o control de horas.

Indica las metas y expectativas específicas del teletrabajador

Los trabajadores remotos no deben esperar hasta que su gerente esté en línea para conocer sus tareas. Asegúrate de que:

• Compartir un calendario de tareas después de las sesiones de capacitación e incorporación de nuevos trabajadores.
• Definir metas a corto y largo plazo.
• Programar reuniones individuales semanales para discutir los próximos proyectos. También se incluye el progreso y resolver problemas potenciales.

Organiza reuniones con los miembros de su equipo y otros empleados clave

Otra forma de Onboarding son las reuniones individuales y / o llamadas grupales. Por ello, durante sus primeros días, los teletrabajadores deben reunirse con:

• Sus compañeros de trabajo.
• Su gerente y subordinados directos.
• Colaboradores de otros departamentos con los que trabajarán en estrecha colaboración.

Organiza capacitaciones para roles específicos. 

A menudo, es un desafío capacitar a los empleados remotos. ¿Por qué? Pues la comunicación en tiempo real suele ser limitada. Para capacitar eficazmente a los trabajadores remotos en este proceso de Onboarding se debe:

• Utilizar cursos de formación interactivos que incluyan juegos y cuestionarios para impulsar la participación.
• Grabar demostraciones de productos o servicios que ofrece la empresa. Para explicar mejor las características a través de videos.
• Hacer un seguimiento después de cada sesión de capacitación para responder preguntas.

Organiza una formación con su departamento de TI

En el Onboarding se debe enfatizar a los trabajadores remotos que deben familiarizarse con:

• Aplicaciones para compartir archivos y software de respaldo en la nube (como Google Drive, Dropbox, Azure).
• Seguridad informática (por ejemplo, cómo bloquear computadoras portátiles e instalar software antivirus).
• Herramientas de gestión de contraseñas y cifrado de datos para proteger sus dispositivos.

Programa llamadas después de la primera semana, mes y trimestre

Estas llamadas te ayudarán a comprender si los nuevos trabajadores enfrentan alguna dificultad y si se han adaptado a sus roles.

Organiza una reunión en persona: si es posible

Si su nuevo empleado se encuentra cerca de su oficina, considera hacer que trabajen desde sus oficinas durante la primera semana.

Si eso no es factible (por la situación a causa del COVID-19), invítalos al lugar lo antes posible, para que conozcan a sus compañeros de trabajo en persona. Asegúrate de programar eventos o retiros trimestrales o anuales, donde equipos completos tengan la oportunidad de reunirse.