La importancia del control de asistencia en Colombia

No es un secreto que el cumplimiento de la jornada laboral en Colombia se ha convertido en todo un reto. Inasistencias, atrasos o incumplimiento son el pan de cada día en muchas empresas del país. Es por ello que sistemas de control de asistencia adquieren relevancia, asegurando la operación y optimizando el cálculo de remuneraciones. 

¿Qué es un control de asistencia? 

Según emprendepyme, los controles de asistencia laboral son sistemas de control de accesos que permiten llevar un registro de las entradas y salidas de los empleados en una empresa. La supervisión de la asistencia te permite comprobar la puntualidad y asistencia de los trabajadores a su puesto.

Así mismo, el control de asistencia es un respaldo para el trabajador. Gracias a un software de asistencia, los colaboradores podrán tener un respaldo de sus horas trabajadas. Planificación de turnos con anticipación y cálculo de horas extras son otro de los beneficios. 

Posibilidades de un control de asistencia en Colombia 

En este 2021, el gobierno nacional aprobó dos leyes fundamentales sobre la jornada laboral: la reducción de 48 a 42 horas semanales y la ley de desconexión digital. Estas nuevas iniciativas, que comenzarán a implementarse el próximo año, abren la posibilidad de adoptar sistemas de control de asistencia en las industrias colombianas.

Así mismo, dicho control fortalece la cultura organizacional. El cumplimiento puntual de la jornada laboral aumenta la productividad y mejora los procesos operacionales. Según el diario El Colombiano “la poca inversión en innovación es uno de los factores que más comprometen la productividad en el país”. Así pues, la digitalización de procesos es fundamental para crecer la economía colombiana. 

Digitalización y automatización de procesos 

Implementar herramientas tecnológicas y digitales puede ser todo un reto en cualquier industria. Cambiar procesos antiguamente establecidos, capacitaciones constantes y tiempos de aplicación pueden sonar aburridos en una actualización o digitalización. Según La Vanguardia, “la completa digitalización en una gran empresa puede llevar entre 4 y 5 años, a una pyme le basta con 1 o 2” no es nada fácil. 

Sin embargo, la realidad de la pandemia ha permitido ver las ventajas de la digitalización: a pesar de ser un proceso largo y de recorrido, permite a las industrias un aumento en su capacidad y productividad. Por ejemplo, el teletrabajo y las reuniones virtuales “abrieron la puerta a un mundo más conectado y a un crecimiento del mercado.” 

Ahora bien, ¿Cómo implementar un software de control de asistencia? 

Generalmente, los softwares de control de asistencia son servicios con información en la nube. Es decir, todos los datos procesados podrán ser revisados en tiempo real y verificados desde una plataforma. Así mismo, el control de asistencia automatizado permite un cálculo de remuneraciones mucho más rápido y eficiente, garantizando el pago justo de nómina de las empresas. Ahora bien ¿Cómo implementarlo en mi empresa? 

• Identificar el dolor: En este primer punto, debemos identificar qué procesos en mi compañía aún se hacen de forma análoga. Tablas de Excel, procesos manuales, registros en papel son algunos de los desarrollos que pueden transformarse.

• Definir metodología: Aquí debemos preguntarnos ¿Desde dónde voy a partir para iniciarla digitalización de mis procesos? En muchas compañías existen áreas que son renuentes a implementar tecnologías así que debo identificar cómo trabajar con ellas.

• Ejecutar piloto: Algunos proyectos, por su complejidad, requieren capacitaciones y constantes adaptaciones. Realice siempre pilotos para entender el funcionamiento y después evaluar resultados. ¡Para allá vamos!

• Analizar resultados: El análisis de resultados le permitirá verificar si la incorporación de la herramienta ha sido exitosa. Aquí podremos evaluar los tiempos y los resultados de una tarea en específica.

• Cambios y mejoras: Gracias al análisis de resultados podemos pasar a una etapa de perfeccionar las herramientas. Aquí, cada empresa debe ser capaz de identificar si la implementación puede mejorarse para que aplique mucho más a las necesidades.

• Cultura organizacional: Finalmente, tras la implementación de nuevas tecnologías a mi empresa, debo ver como esto mejoró la cultura organizacional. En este punto es fundamental la comunicación con los colaboradores para su correcta aplicación y uso hacia el futuro.