¿Qué toma más tiempo: Control de asistencia Excel o con un sistema digital? ¿Qué alternativa es mejor? En este nuevo blog te explicamos sus diferencias.
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¿Qué toma más tiempo: un control de asistencia excel o con un sistema digital? Esta es una de las interrogantes más comunes que podemos encontrar en un departamento de recursos humanos. Y es que el proceso de registrar y controlar la asistencia es una tarea diaria que exige un alto grado de efectividad.
En este nuevo blog de GeoVictoria, te mostramos una comparativa con diversos puntos que demuestran la necesidad de contar con un sistema digital.
En primer lugar: ¿por qué controlar la asistencia?
Para empezar, cabe recordar que el control de asistencia del personal es una de las actividades obligatorias para las empresas. Esto según lo indicado en el artículo 33 del Código del Trabajo, que da entender su importancia para el conteo de las horas ordinarias y extraordinarias.
Además de la razón legal para implementar un método de control de asistencia, también hay que mencionar su rol en la optimización de la empresa. En ese sentido, mantener un registro diario permite establecer el monto de las remuneraciones a fin de mes. Por ejemplo, si un trabajador realizó una cantidad determinada de horas extras, este tiempo debe considerarse dentro de su salario sin margen de error.
Control de asistencia: ¿Excel o un sistema digital?
Ahora que sabemos parte las razones por las que se debe tener un control de asistencia, es momento de profundizar en las herramientas para ello.
Antes de los avances tecnológicos que conocemos hoy en día, el control de asistencia se realizaba principalmente mediante un libro físico. Este es un método que aún mantienen algunas empresas, pero no se caracteriza por su efectividad y seguridad. Tiempo atrás también se popularizó el reloj control manual con una tarjeta de cartón que permitía llenar diversas casillas con los datos de hora de entrada y salida.
Gracias a los avances de la informática, el procesamiento de la información se pudo agilizar mediante plataformas como Excel, la cual revolucionó la forma en que se trabajaban los datos. Eso hasta que comenzaron a aparecer otras alternativas digitales, las que se dedican especialmente al control de asistencia y que hoy toman cada vez más fuerza al interior de las empresas.
Ante este escenario, surgen diversas dudas sobre si realizar control de asistencia excel o con un sistema digital. A continuación, analizamos los principales aspectos que marcan la diferencia entre ambos métodos.
Tiempo
Un aspecto fundamental para evaluar el mejor mecanismo de control de asistencia es el tiempo destinado a esta labor. A pesar de que Excel permite automatizar ciertas funciones, es una opción que sigue demandando un tiempo considerable. Esto si tomamos en cuenta que el traspaso de los datos hacia las planillas se realiza de manera manual por cada empleado, lo que es un trabajo detallado y que requiere la máxima concentración.
Por su parte, el sistema digital se caracteriza por generar procesos rápidos y automáticos. Por ejemplo, si se utiliza un reloj control como el de GeoVictoria, la marcación solo tomará un par de segundos, al igual que el almacenamiento de estos datos en la plataforma.
Dinero
Si realizar el registro de asistencia mediante Excel toma más tiempo, eso significa un mayor gasto. Esto ya que está volviendo más lento un proceso que puede ser mucho más simple con un sistema digital, por lo tanto, el personal encargado de esta tarea no podrá cumplir con otras actividades estratégicas.
Datos fiables
El error humano siempre es un aspecto a tener en cuenta. En ese sentido, el uso de planillas Excel es un método que se expone constantemente a un mal traspaso de datos. Por su parte, el sistema digital asegura que las marcaciones sean realizadas por quien corresponda, ya que permite una identificación automática.
Esta forma de verificar la identidad por parte de los sistemas digitales se debe al uso de biometría. Esta tecnología permite analizar características únicas de las personas, como las huellas dactilares o la geometría del rostro. Por tanto, es un sistema de alta seguridad.
¿Cómo aprovechar al máximo un sistema digital de control de asistencia?
Implementar un sistema digital de control de asistencia es un paso clave para optimizar los procesos en tu empresa, pero sacar el máximo provecho de esta tecnología requiere una estrategia bien pensada. Aquí te compartimos algunas recomendaciones para aprovechar al máximo esta herramienta:
1. Capacita a tu equipo
Es fundamental que los empleados encargados del sistema digital, como el equipo de Recursos Humanos y los supervisores, conozcan a fondo su funcionamiento. Ofrece sesiones de capacitación para enseñar cómo usar el sistema, generar reportes y solucionar problemas básicos.
2. Define políticas claras
Asegúrate de que todos los empleados conozcan las reglas relacionadas con el registro de asistencia. Esto incluye establecer horarios específicos, explicar el uso de las herramientas (como apps o relojes biométricos) y detallar las consecuencias de no cumplir con las políticas.
3. Integra el sistema con otras herramientas
Un sistema digital de control de asistencia es aún más efectivo cuando se conecta con plataformas de gestión de recursos humanos o sistemas de nómina. Esto automatiza procesos como el cálculo de remuneraciones, manejo de horas extras y planificación de turnos.
4. Realiza análisis de los datos
Utiliza los reportes generados por el sistema para identificar patrones, como atrasos recurrentes, tiempos de inactividad o necesidades de personal en ciertos turnos. Esto te permitirá tomar decisiones informadas para mejorar la productividad y el desempeño general.
5. Mantén el sistema actualizado
Las tecnologías avanzan rápidamente, y mantener tu sistema de control de asistencia actualizado garantiza un funcionamiento óptimo y la incorporación de nuevas funcionalidades. GeoVictoria, por ejemplo, ofrece soporte continuo y actualizaciones para garantizar que tu sistema siempre esté a la vanguardia.
6. Personaliza la solución según tu empresa
Aprovecha las funcionalidades del sistema que mejor se adapten a tus necesidades. Por ejemplo, si tienes empleados en teletrabajo, utiliza herramientas como GeoVictoria Web para el marcaje remoto. Si tienes trabajadores en terreno, las apps móviles o dispositivos portátiles serán tus mejores aliados.
7. Prioriza la seguridad
Asegúrate de que los datos recolectados estén protegidos contra posibles manipulaciones. GeoVictoria almacena la información en la nube, garantizando respaldo seguro y acceso en tiempo real desde cualquier lugar.
8. Evalúa periódicamente los resultados
Haz revisiones periódicas para evaluar cómo el sistema está ayudando a cumplir los objetivos de tu empresa. Ajusta las configuraciones según sea necesario para maximizar su eficiencia.
Conclusiones
Tanto el control de asistencia Excel como los sistemas digitales son un gran avance respecto a los métodos manuales. Sin embargo, contar con un sistema digital especialmente destinado a esta tarea permite obtener mayores beneficios como el ahorro de tiempo y dinero.
En ese sentido, un sistema digital también contribuye a facilitar el día a día del personal de recursos humanos. Esto pues aporta rapidez y comodidad al momento de contar la horas de trabajo, lo que permite un cálculo efectivo de las remuneraciones a fin de mes. De esta forma, el departamento de recursos humanos podrá concentrar su tiempo y energía en aquellas tareas estratégicas de la empresa.
En GeoVictoria contamos con todo lo necesario para el control de asistencia. Reloj control con huellas dactilares, reconocimiento facial, una aplicación móvil y el marcaje online son parte de nuestras alternativas.
¿Sigues utilizando Excel para tu control de asistencia? Es hora de evolucionar. Con un sistema digital como los de GeoVictoria, optimizas tiempo, garantizas datos precisos y ahorras dinero mientras simplificas el trabajo de tu equipo de recursos humanos. Descubre nuestras soluciones avanzadas, como reloj control biométrico, aplicaciones móviles y marcaje online. ¡Transforma tu gestión hoy mismo! Conoce más aquí
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