Automatización de procesos: Una estrategia inteligente para tu empresa

La automatización de procesos es una de las estrategias más populares de las grandes compañías. Consiste en la sustitución de mano de obra personal por tecnológica y que esta tecnología sea controlada por los empleados. 

En ningún caso supone la sustitución de trabajadores, ya que los procesos automatizados también requieren una supervisión y un mantenimiento cada cierto tiempo. No obstante, sigue siendo mucho más rentable y efectivo para el desarrollo de la producción.

Desde GeoVictoria queremos ayudarte a avanzar en tu empresa. En este artículo te contamos qué es la automatización de procesos, cómo llevarla a cabo y sus principales beneficios.

¿Qué es la automatización de procesos?

La tecnología es una herramienta imprescindible en el día a día de cualquier persona; la utilizamos desde que nos levantamos y hasta que llega la hora de dormir para facilitarnos las tareas rutinarias. Lo mismo ocurre en una empresa; el objetivo es optimizar las labores a través de recursos tecnológicos.

En este caso, la automatización de procesos nos ayuda a ahorrar tiempo y esfuerzo, controlando todo lo que necesitamos para que dediquemos nuestro tiempo a otras tareas. 

¿Cuál es el objetivo de la automatización de procesos?

El propósito principal es mejorar el flujo de trabajo en un proyecto o compañía. Gracias a las herramientas de automatización es posible reducir gastos, aumentar la productividad y controlar la mecánica global.  

Con ello, podemos sustituir las actividades manuales además de utilizar softwares y otros sistemas para dar soporte a diferentes actividades. De este modo, cualquier trabajador que tenga acceso a la herramienta podrá seguir el avance de esas actividades y actuar en consecuencia. 

Características de la automatización de procesos

En detalle, la automatización de procesos tiene una serie de características principales:

• Alta tecnología

Los avances tecnológicos son la base de toda automatización. Esto es de suma relevancia en el contexto de transformación digital, en el cual las tendencias cambian cada vez con mayor frecuencia. Un ejemplo de la máxima expresión vanguardista en este ámbito es el desarrollo de la inteligencia artificial.

• Rapidez

Uno de los objetivos de esta herramienta es reducir los tiempos. En ese sentido, permite agilizar los flujos de la cadena de producción de una forma significativa, comparada con las técnicas manuales.

• Detallista

La automatización de procesos se puede enfocar para realizar una actividad determinada. De esta manera, se realiza un trabajo experto en la tarea asignada, aunque sea pequeña.

• Versatilidad

Esta tecnología está presente en todas las etapas de la cadena de producción. De esta manera, la empresa puede implementar softwares en todas sus áreas, de tal forma que toda la organización se encuentre integrada por la automatización.

• Medible

La automatización de procesos permite supervisar las tareas de manera cuantificable. Es decir, el seguimiento se realiza de forma empírica al obtener datos e información concreta.

¿Cómo automatizar una actividad?

Para automatizar cualquier actividad, debemos utilizar un BPMS (Business Process Management Suite o System). Se trata de un software que ejecuta y monitorea procesos. 

Por consiguiente, estas son las diferentes etapas de la gestión de procesos automatizados:

• Implementación: El primer paso es insertar los formularios electrónicos necesarios para las tareas que necesitemos. A su vez, debemos gestionar la capacitación de todos los empleados que estarán involucrados en dicho proceso. De ese modo comprenderán a la perfección el funcionamiento de los sistemas.
• Despliegue y ejecución: Una vez puesto en marcha cada proceso, el sistema ejecuta de manera automática las propias actividades.
• Seguimiento y monitorización: Es la fase más sencilla de todas. Cuando ya está automatizado el proceso, se debe monitorizar el funcionamiento del sistema. En este caso podemos incluso programar alertas que nos avisen de situaciones críticas.  

Caso práctico de automatización

Un ejemplo de automatización de procesos es el control de asistencia a través de sistemas inteligentes. El reloj control que ofrece GeoVictoria es una de esas herramientas que nos permiten manejar el tiempo de trabajo, ya que registra la rutina diaria de los empleados. De esta forma, recopila datos fiables relacionados con las horas asistidas, horas extras, atrasos, entre otros.

Beneficios principales

En líneas generales, los principales beneficios de la automatización de procesos son los siguientes:

• Seguimiento de cada proceso de forma precisa y completa.
• Reducción de tiempo del propio proceso.
• Reduce el error humano. Las tareas manuales siempre conllevan un margen de error mucho más amplio que con los sistemas automáticos. ejemplo de ello son el manejo de grandes volúmenes de datos.
• Identificar cuellos de botella, tareas sin relevancia o aquellas que no tienen valor para agilizar la tarea. 
• Recibir alertas automáticas sobre lo ocurrido en cada etapa.
• Una búsqueda de información más sencilla por la centralización de la búsqueda.
• El beneficio esencial para cualquier empresa: Obtener resultados con el mínimo coste económico y sin requerir un esfuerzo excesivo de los empleados.  
• El hecho de suplir aquellas tareas repetitivas y enfocar a los empleados a tareas más creativas, también puede significar una mejor calidad del empleo.
• Los clientes también son beneficiados con la automatización, ya que esta se puede emplear para mejorar la calidad de los productos y/o servicios. Asimismo, existen diversas herramientas de relación con los clientes que funcionan gracias a sistemas automatizados.

Mitos sobre la automatización de procesos

Cuando se habla de automatización, es inevitable que surjan diversas dudas sobre el impacto que este tiene tanto en el mundo laboral como en la vida cotidiana. Es así como se da paso a algunos prejuicios que provienen más de la ciencia ficción que de una realidad concreta.

Eliminación de los puestos de trabajo

La automatización de procesos no significa el reemplazo del talento humano. En ese sentido, el criterio, la creatividad y las habilidades blandas son imprescindibles para llevar a cabo cualquier proyecto. Esto, incluso con el uso de softwares que reemplazan a las tareas manuales, ya que estos se destinan a enfocar el recurso humano hacia los principales objetivos.

Los robots de automatización de procesos son como los de las películas

Como vimos, uno de los mitos sobre este fenómeno tiene que ver con la perspectiva ficticia. En esa línea, libros, películas y otros productos culturales de ciencia ficción han propuesto modelos de robots que muchas veces se alejan de lo que hay actualmente. Es más, la mayoría de los softwares son elementos "invisibles" al ojo humano, por lo que distan de ciertos prototipos.

Ausencia de supervisión

El hecho de que existan procesos automáticos no quiere decir que no exista una supervisión de aquellas funciones. Es más, esto es sumamente necesario en caso de surgir imprevistos o bien, para prevenirlos. Por lo tanto, el rol humano en cuanto a fiscalización es fundamental.

La automatización de procesos es para empresas grandes

Asociar la automatización con un alto costo tampoco es una afirmación correcta. Actualmente existen alternativas que se ajustan a las necesidades de empresas pequeñas. Esto permite adquirir los beneficios de los softwares sin poner el riesgo el bienestar económico de la empresa.

Preguntas frecuentes