5 consejos para reducir horas extras

Las horas extras son un problema para las empresas, por ello en el siguiente artículo presentaremos algunos consejos para reducirla. Como bien sabemos, en el área de remuneraciones y compensaciones, deben buscar la formula para pagar lo correspondiente. En la búsqueda de soluciones para cumplir con sus KPI’s, existen métodos para reducir horas extras.

En Chile, según el último boletín estadístico INE a mayo 2019, las horas extraordinarias por trabajador se redujeron 9,4%. Esto, debido a las “incidencias negativas de comercio, servicios administrativos, alojamiento y servicio de comidas”. Pero no solo influye el contexto económico del país, sino que también la propia gestión de personal.

¿Qué son las horas extras?

Según el artículo 30 del Código del Trabajo, la jornada extraordinaria es la que excede el máximo legal. Vale decir, las 45 horas semanales de trabajo. Además, según el artículo 32, estas horas podrán pactarse para atender necesidades de la empresa. Sin embargo, no puede superar las 2 horas por día.

Muchas empresas pueden exceder estas horas. Algunas están autorizadas por el rubro, como trabajadores del mar, de transporte, auxiliares, operarios, entre otros. No obstante, en la mayoría de las compañías, solo exceden las horas legales de trabajo por un manejo deficiente en la gestión del personal.

En esta oportunidad, entregaremos algunos consejos.

1- ¿Existe la necesidad de reducir horas extras?: Hacer auditoría

No se puede saber como proceder sin antes una auditoría. Si tu departamento de Recursos Humanos usaba libro de asistencia, será más difícil de saber. Al mismo tiempo, es una de las causas por las que aumentó las horas extras en tu empresa.

La auditoría, puede ser encargada a un software de sistema de remuneraciones o al contratar un servicio de gestión de asistencia. Cualquiera de estas soluciones deben calcular:

• Los horarios de entrada y salida de jornada laboral corresponden a lo establecido en el reglamento interno.
• Calcular si fueron excedidas las dos horas mínimas extras de horario legal.
• El cálculo de remuneraciones por horas extras.
• Comparar las horas trabajadas por el rendimiento esperado: ¿valió la pena que el trabajador laborara de más? Verificar los KPI’s.

A partir de estos pequeños análisis, se logrará saber si: existen horas extras y de existir, reducir esas horas.

2- Trabajar en el reglamento interno y reducir horas extras

Una de las razones por las que se exceden o mal utilizan las horas extras es por el reglamento interno. Según la dirección del trabajo, en el artículo 153, este debe contener:

“[…] las obligaciones y prohibiciones a que deben sujetarse los trabajadores, en relación con sus labores, permanencia y vida en las dependencias de la respectiva empresa o establecimiento.” Artículo 153. Código del Trabajo.

Por tanto, en ese reglamento, la empresa debe indicar el horario de entrada o salida del trabajador. Según la ORD. Nº 3291/128, ya desde el 2004, determinó lo siguiente en el reglamento interno de la empresa. Este “debe establecer los mecanismos destinados a controlar que los trabajadores registren su asistencia”. Con este fin para determinar “cuando efectivamente inicien o concluyan su jornada de trabajo”.

En suma, si no se aclara la jornada de trabajo para gestionar la asistencia, difícilmente se controlará en las horas extras. Reducir horas extras sucederá cuando se especifiquen los horarios.

3- Incentivos para no trabajar demás

Dentro de los consejos para reducir las horas extras, se deben considerar incentivos para evitar trabajar demás. Aquí la responsabilidad recae en la organización de la jornada laboral de la empresa.

Aumentar la carga laboral para una misma jornada, implica aumentar las horas extras. Hay áreas de trabajo que se excluyen de esto, como transporte, industrias, faenas mineras, entre otros. Allí, factores del medio y de la producción inciden si o si, en una proyección de horas extras. No obstante, hay que considerar los riesgos.

Para José Miguel Verdugo, del Departamento de Prevención de Riesgos de la IST, la extensión del horario regular de trabajo, “produce una mayor exposición a los riesgos propios de una labor. Esto incrementaría la posibilidad de contraer enfermedades ocupacionales.”

Para trabajadores, advertir los peligros de trabajar a deshoras, cuya inversión de tiempo no es siempre lo mismo que invertir en productividad. Un artículo de la BBC, citó un estudio que analizó las horas de trabajo por 13 años en EE. UU. Este concluyó que: "trabajar en empleos con horarios de horas extra aumenta un 61% el riesgo de lesiones. Esto, en comparación con los empleos sin horas extra".

Por tanto, a pesar de que el pago pactado por horas extras sea tentador y necesario, se debe equilibrar la salud física y mental.

4- Capacitar a tus empleados, contratar más: hacerlos más felices

Otro de los consejos para reducir horas extras es preocupamos de las personas. Por ello el siguiente consejo es: ver las necesidades que tiene tu colaborador o colaboradora. Es menester del Departamento de Personas, evaluar las carencias o necesidades de los trabajadores que afecten su productividad.

Entregar oportunidades de cursos, capacitaciones, beneficios, descuentos, alianzas con actividades recreativas y otras medidas de ocio, inciden en el colaborador.

El director del Magíster en Gestión de Recursos Humanos de la Universidad San Sebastián, Héctor Pérez señala medidas para de las compañías más exitosas. “La tendencia se dirige a reducir las horas de oficina y ayudar a que los colaboradores encuentren su propósito de vida. Esto se traduce en mayor bienestar laboral o profesional”, declaró.
Por tanto, la respuesta es hacer valer con acciones concretas, a tu trabajador o trabajadora.

Sin embargo, si no tienen la disposición de mejorar las condiciones y hay recursos para aumentar el capital humano, es recomendable contratar más personal. Al contratar más personal, puede ocuparse en el trabajo y reducir horas extras de actuales trabajadores.

5- Sistema para reducir las horas extras

Existen sistemas en el mercado donde contabilizas horas trabajadas. Ahora, este es el estándar en algunas empresas donde exigen los números de las horas extras. Este es el caso de Cesar Pérez, Jefe del Área de Personas de Ezentis Chile. A él, le han exigido disminuir las horas extras desde su casa matriz en España.  “A nivel de Ezentis de España nos están exigiendo bajar un 20% las horas extras”, declaró.

Para Jenifer Burdiles, Subgerenta de Administración de personas y Compensaciones de Energy Gym, ya disminuyó horas extras.  “El primer año disminuyó un 21% y a la fecha (octubre 2018) disminuyó un 28%. Esto es debido a control que existe ahora”, declaró al utilizar tecnologías que gestionan asistencia.

Si se cuenta con sistemas electrónicos que registren asistencia fácilmente, se puedan trabajar los datos que registran. Los datos de asistencia, horas de inicio y finalización, a partir de un software de gestión de asistencia, logra determinar las horas extras de una empresa.

Si tu meta es disminuirlas, tener un dashboard con reportes personalizados, logrará detectar los focos de horas extras. Así, lograrás reducirlas, bajar los pagos y ante todo, detectar si tu empleado está con una carga laboral que de seguro, no quieres.