Hoy existen herramientas para el Teletrabajo y controlar horarios laborales, mantener la comunicaciones y ejecutar tareas.
Las herramientas para hacer Teletrabajo y controlar horarios son necesarias frente al Covid-19. Como sabemos, el Coronavirus que ya está en pleno apogeo en todo Latinoamérica. Con más de 16.251 casos y 419 muertos en la región, según Infoabe, los países han extremado las medidas.
Dentro de las recomendaciones individuales para la propagación del virus se cuentan: el lavado de manos, distanciamiento y aislamiento social. No obstante, una importante medida es no ir a los puestos de trabajo. Fruto de ello, fue el cierre de los centros comerciales o lugares con gran afluencia de público. Y por supuesto, la propia oficina.
Muchas empresas han fomentado el teletrabajo entre sus trabajadores. Según la Organización Internacional del Trabajo (OIT), el trabajo remoto se define como:
“la forma de organizar y realizar el trabajo a distancia mediante la utilización de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC). Ello en el domicilio del trabajador o en lugares o establecimientos ajenos al empleado”.
No obstante, no todo significa tener un buen notebook o computador y una óptima conexión a internet. También hay herramientas –gratuitas y de pago– que facilitan el teletrabajo y hacen esta experiencia más llevadera. Como si estuvieras en la oficina.
En GeoVictoria hemos recopilado una serie de herramientas tecnológicas para usar en Teletrabajo que no solo servirán para controlar horarios. También para comunicarse y chequear tareas. ¡Revisemos algunas de ellas!
Las grandes empresas de tecnología han puesto a disposición, plataformas óptimas para el trabajo a distancia. Por ejemplo, desde el 10 de marzo, Microsoft liberó el acceso a su plataforma Teams.
Esta herramienta permite a los equipos remotos organizar conversaciones y reuniones de audio y video. Esto sirve incluso para conferencias web y eventos en vivo de hasta 10 mil personas. Las restricciones de la versión gratuita de estas funciones también fueron eliminadas.
Google también liberó las funciones avanzadas de los servicios de Google como Gmail, Calendar, Drive, Classroom y Hangouts Meet. A partir del 10 de marzo, se implementó el acceso a las capacidades avanzadas de videoconferencia de Hangouts Meet para todos los clientes de G Suite y G Suite for Education a nivel mundial hasta el 1 de julio de 2020.
Pero no todo lo lidera las grandes compañías. También hay una serie de herramientas que han tomado fuerza para el desarrollo del Teletrabajo. Por ejemplo, Slack es una herramienta de comunicación popular, ya que combina características de chat de texto, audio y video.
Las conversaciones se pueden organizar en canales basados en miembros del equipo, proyectos o cualquier otra división de los equipos. Los colaboradores de la empresa pueden abandonar o unirse a dichos canales en cualquier momento. Así, se ahorra las largas cadenas de correo electrónico.
Por último, otra herramienta masificada en estos días es Zoom. La aplicación permite realizar videoconferencias, entrevistar clientes y tener reuniones a distancia de hasta 100 personas. Entre las razones de su popularidad es por ofrecer opciones como: programar y grabar reuniones, compartir pantalla entre las personas conectadas y utilizar una pizarra virtual que puede ser vista y editada por todos.
Hay reconocidos software para la organización de tareas como Trello. Es un software visual de gestión de proyectos que es potente y fácil de usar.
Todo el trabajo en Trello ocurre en los tableros. Los tableros se dividen en listas, que representan diferentes etapas de un proyecto y se completan con tarjetas. Una tarjeta representa una tarea específica y puede contener fechas de vencimiento, cuadros de chat, archivos adjuntos y más.
Otra aplicación para gestionar proyectos es Asana. No es tan fácil como Trello, pero tiene más funciones.
Asana ofrece a sus usuarios múltiples formas de ver proyectos. Existe la columna "Tableros", que es esencialmente lo mismo que Trello. Pero también está la columna "Lista" que enumera cada tarea que se completará para un proyecto específico, la columna "Línea de tiempo" que ayuda a ilustrar la relación entre tareas y la vista "Calendario" que muestra las tareas superpuestas en un calendario tradicional.
Todoist es más una lista de tareas pendientes que una aplicación de gestión de proyectos. Los usuarios pueden agregar las tareas pendientes con fechas de vencimiento, niveles de prioridad y comentarios. La aplicación ofrece a los usuarios la posibilidad de asignar trabajo a otros. Una vez que se ha agregado una tarea a Todoist, se puede ver en cualquier dispositivo con la aplicación.
Existen múltiples proveedores para subir y administrar archivos en la nube, como por ejemplo la G Suite, de Google. Dentro del ecosistema de G Suite, se puede compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros archivos.
La G Suite incluye Google Docs, una alternativa de Microsoft Word basada en la nube. Las Hojas de cálculo de Google, una variante de Excel. El conocido como Google Slides, una alternativa de Microsoft PowerPoint y Google Drive, la aplicación de almacenamiento en la nube.
Pero, si se busca una manera de compartir archivos grandes y la empresa no necesita la gran cantidad de herramientas que ofrece G Suite, puede considerarse Dropbox.
Todo lo que se hace es subir un archivo en la cuenta de Dropbox y luego compartir el acceso con los colegas. Para los trabajadores remotos que desean funcionalidad adicional y espacio de almacenamiento adicional, Dropbox Business se puede utilizar para organizar y almacenar archivos de otras herramientas populares como Google Docs y Microsoft Office.
Por último, si las empresas cuentan con Microsoft 365, este permite a los usuarios acceder a recursos y compartir archivos con aplicaciones de Office en la web. Sea con dispositivos móviles y computadoras de escritorio, almacenando el contenido en la nube de manera predeterminada.
De esta manera, la idea es integrar el sistema de correo electrónico (Outlook Mobile), la herramienta de comunicación colaborativa (Microsoft Teams) y OneDrive (almacenamiento en la nube) en una sola cuenta corporativa.
Para cumplir con la nueva ley de Teletrabajo sea en Chile y en Latinoamérica, existen herramientas para controlar horarios de trabajo. Ello es importante no solo para que el trabajador sepa su horario de inicio y término de trabajo. También para el pago de su remuneración o nómina.
GeoVictoria cuenta con herramientas para el registro de la jornada laboral online. De esta forma, se reemplaza el reloj control tradicional por dos opciones:
Todas estas herramientas están pensadas para continuar la productividad, a pesar de la contingencia del Coronavirus.
El registro de horas online es la forma para hacer el registro de asistencia entre los trabajadores, incluso con la modalidad de teletrabajo.
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