¿Qué es Intelligent Workplace?: un lugar de trabajo “inteligente”

Imagina un lugar de trabajo de oficina optimizado, automatizado y eficiente, un Intelligent Workplace. Un trabajador podría encontrar cualquier documento, sabrá lo fácil de imprimir o de archivar. La comunicación es fluida y confiable. Cada dispositivo y aplicación de ese lugar es seguro de usar en cualquier momento.

Esa es la idea detrás del lugar de trabajo inteligente (Intelligent Workplace). Un concepto que hace que los documentos, el escaneo, la impresión, la copia y todo en la oficina sea fluido. El Intelligent Workplace es un entorno donde prevalece “todo lo digital”. Atrás quedó un proceso de obligar a los trabajadores a seguir un proceso complejo y complicado se convierte en un recuerdo lejano.

Un ejemplo de cómo funciona, piense en un informe de gastos. Los trabajadores pueden ver esto como una tarea pesada, pues tendrían que encontrar un documento, imprimirlo, completarlo y firmarlo.

Un Intelligent Workplace hace que esto sea más fluido. Quizás incluso proporcionando una aplicación o un formulario en línea. Para el trabajador, no existe la misma consternación por encontrar documentos e imprimir. Podrá encontrar lo que necesita y seguir un flujo de trabajo digital establecido.

Una nota importante es que el Intelligent Workplace no es algo que tenga que construir una vez y simplemente, “dejarlo ahí”. Una vez establecido un lugar de trabajo inteligente, puede seguir mejorándolo y modificándolo para que se adapte a las necesidades de su negocio.

En algunos casos, un lugar de trabajo inteligente eliminará el material impreso por completo. Por tanto, dependerá de las aplicaciones y la automatización, vale decir, será digital. Si queremos comprender los componentes básicos del Intelligent Workplace te presentamos 4 categorías elaboradas por TechRadar.

1. Mejoras en el flujo de trabajo

En el corazón del Intelligent Workplace se encuentra un flujo de trabajo completamente nuevo. Este se beneficia de la transformación digital y las tecnologías emergentes como la tecnología inalámbrica 5G, la biometría y el almacenamiento en la nube.

En muchos sentidos, un lugar de trabajo inteligente es aquel que se basa fundamentalmente en flujos de trabajo efectivos. Vale decir, que están radicalmente informados, equipados y mejorados por la transformación digital.

Optimizar los flujos puede ser un proceso difícil. Especialmente si los procesos que siguen están arraigados en la fuerza laboral. Los nuevos flujos de trabajo digitales necesitarán nueva capacitación y otras actualizaciones de dispositivos y software. No obstante, esa inversión valdrá la pena porque el resultado final es más automatización y más productividad. Los flujos de trabajo mejorados conducen a una mayor eficiencia.

2. Imágenes digitales

Un Intelligent Workplace depende en gran medida de las imágenes digitales. En el pasado, los empleados podían haber confiado en documentos impresos y copias. En el lugar de trabajo moderno es todo más automatizado, digital y eficiente. Los modelos “pasados” de un lugar de trabajo centrado en documentos que usaba principalmente papel no es de mucho tiempo. Algunas empresas aún no han adoptado la transformación digital y otras todavía están estancadas en el pasado.

La imagen digital es un proceso polivalente. Es más que escanear documentos. En suma, es una forma completamente nueva de ver sus procesos comerciales. Por ejemplo, puede haber una forma de trabajo en el campo inmobiliario donde están acostumbrados a trabajar con el documento impreso. Eso puede ser algo cierto dependiendo de las leyes. No obstante, la verdad es que incluso los contratados impresos y firmados deben digitalizarse, almacenarse y automatizarse en un nuevo flujo de trabajo.

3. Impresión basada en la nube

Una vez que el trabajador haya obtenido un documento de un teléfono inteligente y presionó solo un botón para imprimirlo. Todo sin ninguna configuración o molestia, no hay vuelta atrás.

El Intelligent Workplace está en pleno apogeo. Poder imprimir a través y desde la nube es una experiencia revolucionaria. De esta forma, hace que los trabajadores sean más productivos. Y no es que sea ciencia espacial. Los documentos se almacenan en la nube para una fácil recuperación, y los dispositivos en el lugar de trabajo moderno están todos conectados a la nube.

Por tanto, el uso de un enfoque de impresión basado en la nube se vuelve más fluido. Los empleados terminan utilizando los recursos con más frecuencia y sin pérdida de productividad. Y los resultados son sorprendentes. No es solo el teléfono inteligente que usan, sino que todos los dispositivos están conectados. Entre algunos de los más comunes son:

• Notebook portátil
• Terminales de quiosco.
• Incluso una impresora conectada a un lugar de trabajo inteligente e imprime en otro lugar del trabajo.

4. Aplicaciones en lugar de documentos

Hay otra parte del Intelligent Workplace que podría resultar sorprendente. Con frecuencia, existe una costumbre de que el documento impreso es fundamental en el flujo de la empresa.

Aunque está altamente regulado, la industria de la salud ha adoptado la oficina inteligente cuando se trata de eliminar documentos impresos. Para ello, elige usar aplicaciones más eficientes. Entre ello, el almacenamiento en la nube y almacenamiento y recuperación de documentos. Sí, todavía imprimen materiales (las leyes pueden exigir eso), Pero el flujo de trabajo en sí está altamente digitalizado.

En otros casos, las aplicaciones están para facilitar, no para reemplazar en absoluto. Esto hace que el Intelligent Workplace sea aún más atractivo porque no es un enfoque “de todo o nada”. Los empleados pueden confiar en las aplicaciones o pueden utilizar otro proceso que se adapte a sus necesidades.

5. Sólida seguridad

Conectar todas estas piezas en el Intelligent Workplace es el hilo grueso y confiable de una infraestructura de seguridad. Sin una buena seguridad, no serían tan viable mantener este lugar. Los trabajadores serán productivos, pero también podrían exponer secretos comerciales a los piratas informáticos.

Es por eso por lo que la seguridad ayuda a unificar todo en el lugar de trabajo inteligente. Cuando un trabajador decide imprimir desde un dispositivo móvil se escanean documentos, y generan un nuevo trabajo de impresión. Todo debe estar seguro.

Al final, todos estos componentes funcionan juntos: ningún elemento es más importante que otro. Los empleados tampoco ven todos los tejidos conectados. Pero utilizan el lugar de trabajo inteligente como una entidad unificada que se adapta a su rutina diaria. El beneficio final aquí es que la propia empresa avanza a medida que todos trabajan en mejor armonía.