Descubre los desafíos al trabajar con contratistas y cómo un sistema unificado de gestión puede optimizar la seguridad y eficiencia en tu empresa.
Las empresas contratistas ofrecen una solución atractiva para las empresas mandantes al permitirles ahorrar costos operativos y tiempo. Contratar a terceros para ejecutar proyectos grandes es una manera eficiente de aumentar artificialmente la capacidad operativa de una empresa durante un periodo determinado, sin necesidad de ampliar su propia infraestructura. Sin embargo, esta práctica no está exenta de desafíos. Los contratistas a menudo enfrentan dificultades para adaptarse a los procesos internos de la empresa mandante. Esto puede deberse a su familiaridad con otros métodos de trabajo, la falta de exigencia por parte de la empresa contratista para alinearse con las normas del cliente, o una combinación de ambos factores.
Uno de los mayores retos es la gestión de los aspectos legales y reglamentarios que implican los trabajadores externos. Aunque la responsabilidad de cumplir con la normativa recae en la empresa contratista, los problemas suelen afectar directamente a la empresa mandante. Por eso, muchas empresas exigen a los contratistas mucha documentación actualizada para garantizar que cumplan con los requisitos legales, estándares y protocolos específicos de la empresa.
Una gestión documental ineficaz puede ser tan perjudicial para una empresa, como beneficiosa puede ser una gestión adecuada. Implementar un sistema de gestión documental eficiente no es tarea fácil, especialmente en grandes empresas con extensos requisitos documentales que, a menudo, no están digitalizados. Según datos de PwC y del Grupo Radicati, los directores pierden aproximadamente un mes al año buscando información desorganizada. Además, dos tercios de los datos almacenados por las organizaciones están obsoletos y podrían eliminarse. Estos documentos se fotocopian en promedio 19 veces. Según otro estudio de IDC, los problemas de gestión documental pueden contribuir hasta en un 20% a la pérdida de productividad de los trabajadores. Esta burocracia mal gestionada interrumpe y retrasa la producción, a menudo causando más daño del que pretende resolver. Por lo tanto, es esencial diseñar y mantener un sistema centralizado y funcional. Sin embargo, este no es el único desafío al trabajar con contratistas.
Además de la adecuación a las normas y protocolos internos de la empresa mandante, es crucial garantizar el cumplimiento del contrato con cada proveedor de servicios. La legislación establece que no se puede medir la asistencia de los contratistas de la misma manera que la de los empleados internos. Esto plantea la pregunta: ¿Cómo asegurarse de que el contrato se ejecute y cumpla conforme a lo acordado entre ambas partes?
Las empresas mandantes necesitan indicadores de cumplimiento de contratos con las empresas contratistas. Estos indicadores pueden incluir métricas como la plantilla efectiva versus la acordada, el personal en obra comparado con el comprometido, y las horas efectivas trabajadas por los contratistas. Aunque cada indicador puede no decir mucho por sí solo, en conjunto proporcionan una visión clara de la ejecución y el cumplimiento del contrato. Con estos indicadores, las empresas mandantes pueden tomar decisiones informadas, como renovar o no contratos, rescindir contratos, exigir mayor cumplimiento a los contratistas, o cambiar de proveedor, optimizando así sus recursos y evitando pérdidas financieras por el incumplimiento de los contratistas.
Para obtener estos indicadores, un sistema de Control de Accesos en las instalaciones donde se realizan los trabajos es fundamental. Un sistema eficiente incluirá reportes avanzados que permitan conocer el número exacto de personal presente, la duración de su estancia, y un registro detallado de entradas y salidas. Analizando esta información, las empresas mandantes pueden extraer indicadores de cumplimiento y evaluar el desempeño contractual de manera integral.
Hemos visto cómo la gestión documental impacta en las empresas mandantes para garantizar el cumplimiento de su reglamento interno y cómo, a través de un sistema de Control de Accesos, estas empresas pueden monitorear el cumplimiento de sus contratos. ¿Qué beneficios se obtienen al integrar ambos sistemas?
Un control de accesos integrado con la gestión documental permite establecer reglas como: si un trabajador no tiene sus documentos al día, no se le permite el acceso a través del sistema de Control de Accesos. Así, el cumplimiento del contrato está relacionado con la adecuación de la empresa contratista a las normas de la empresa mandante, obligándolos a mantener los documentos actualizados. Además, al término del contrato, los trabajadores vinculados a la empresa contratista perderán inmediatamente el acceso a las instalaciones, mejorando significativamente la seguridad de los activos, ya que, si un contratista ingresa y causa un daño tras la finalización del contrato, la empresa contratista no está obligada a asumir la responsabilidad.
En resumen, un sistema de control de accesos y gestión documental unificado en una plataforma de gestión de contratistas ofrece varios beneficios:
El sistema de Gestión de Contratistas de GeoVictoria incorpora un completo sistema de gestión documental integrado con nuestro sistema de control de accesos, todo accesible a través de una plataforma amigable y 100% en la nube. Si deseas saber más sobre su funcionamiento, agenda una demostración con nosotros. Estaremos encantados de mostrarte cómo podemos optimizar tus procesos con contratistas, proporcionarte herramientas para tomar decisiones estratégicas y aumentar la seguridad de tus instalaciones simultáneamente, lo que se traducirá en un ahorro de tiempo y dinero en tu travesía trabajando con contratistas.
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