Transformación digital: ¿Qué es y para qué sirve en las empresas?

Nicolás Bravo, Gerente General de GeoVictoria para Colombia y Centroamérica, conversó junto a la Asociación Colombiana de Gestión Humana (ACRIP) sobre la importancia de la transformación digital en las empresas. En el Webinar, disponible en este enlace, se resaltó la necesidad de esta transición y los retos hacia el futuro. Aquí le contamos.

Transformación de lo análogo a lo digital

La transformación digital está emergiendo no sólo en las comunidades científicas, sino como practicas cada vez más recurrentes en las dinámicas organizacionales. Según un estudio publicado por Harvard Business Review, la pandemia por coronavirus agilizó la digitalización hasta 27 veces. Así pues, desarrollos que tomarían casi 3 años en su implementación, fueron acelerados y ejecutados en cerca de 40 días. Gobiernos, universidades y corporaciones evidenciaron la necesidad de la transformación de sus procesos hacia caminos más eficientes y productivos.

La idea, resalta Nicolás Bravo, es que las empresas puedan “transformar información del mundo real en información digital para crear conocimiento corporativo”. No es un secreto que entre más compactos y reales sean los datos, podemos tomar mejores decisiones.

Empresas análogas versus empresas digitales:

Entre los principales retos de pasar de una empresa análoga a digital están la autoevaluación como compañía. Siempre es necesario estar en constante evaluación de los procesos y preguntarse ¿Qué procesos pueden tener un enfoque digital en mi empresa? Ya lo decía Alejandro Magno unos años atrás: “Conocerse a uno mismo es la tarea más difícil”

Aquí algunas características para identificar si su empresa se maneja en el mundo análogo o digital:

• Tareas repetitivas: En su empresa las tareas realizadas en los distintos procesos deben hacerse manualmente. Esta repetición consume mayor tiempo de los colaboradores y además no garantiza resultados libres de fallas.

• Tiempos de respuesta: En el ámbito analógico, por la misma naturaleza, las respuestas a los requerimientos de los clientes son más tardadas. Para ofrecer soluciones se requiere un levantamiento de información que podría agilizarse con información en tiempo real.

• Reuniones y encuentros: El mundo digital permite tener información a la mano y de forma conglomerada. Esta característica permite que las corporaciones no desgasten tanto tiempo en reuniones sino se esfuercen más en las ejecuciones.

• Almacenamiento: Anteriormente las empresas debían tener bodegas masivas para el almacenamiento de sus reportes. La tecnología permite una mayor capacidad y un almacenamiento en la nube mucho más eficaz y sostenible. (Conozca AQUÍ todo lo que debe saber sobre la nube de almacenamiento)

Automatización de los procesos

“¿Les ha pasado que a veces llegan a casa y no percibieron las acciones de su conducción?” Con este ejemplo, se propone que la tecnología podría finalmente convertirse en una extensión del cuerpo humano. La automatización de los procesos lo que permite es tener un flujo de trabajo optimizado, evitando el proceso tarea por tarea.

Por ejemplo, al conducir, no somos conscientes de cada tarea que llevamos a cabo para llegar a nuestro destino. Esta automatización del proceso nos permite realizarlo de manera mucho más efectivo. Pero ¡Ojo! Siempre es necesario un aprendizaje inicial para desarrollar las tareas, así que con capacitación y práctica se consigue.

Transformación digital: ¿Cómo aplicarlo en mi empresa?

Después de identificar la necesidad de pasar al mundo digital, se pueden preguntar ¿Cómo lo llevo a mi empresa? Estos seis pasos le permitirán una automatización mucho más rápida y sencilla:

• Identificar el dolor: En este primer punto, debemos identificar qué procesos en mi compañía aún se hacen de forma análoga. Tablas de Excel, procesos manuales, registros en papel son algunos de los desarrollos que pueden transformarse.

• Definir metodología: Aquí debemos preguntarnos ¿Desde donde voy a partir para iniciar la digitalización de mis procesos? En muchas compañías existen áreas que son renuentes a implementar tecnologías así que debo identificar cómo trabajar con ellas. 

• Ejecutar piloto: Algunos proyectos, por su complejidad, requieren capacitaciones y constantes adaptaciones. Realice siempre pilotos para entender el funcionamiento y después evaluar resultados. ¡Para allá vamos!

• Analizar resultados: El análisis de resultados le permitirá verificar si la incorporación de la herramienta ha sido exitosa. Aquí podremos evaluar los tiempos y los resultados de una tarea en específica.

• Cambios y mejoras: Gracias al análisis de resultados podemos pasar a una etapa de perfeccionar las herramientas. Aquí, cada empresa debe ser capaz de identificar si la implementación puede mejorarse para que aplique mucho más a las necesidades.

• Cultura organizacional: Finalmente, tras la implementación de nuevas tecnologías a mi empresa, debo ver como esto mejoró la cultura organizacional. En este punto es fundamental la comunicación con los colaboradores para su correcta aplicación y uso hacia el futuro. 

¡No más hojas de cálculo en el control de asistencia!

Para finalizar pondremos en el papel un ejemplo claro de cómo la digitalización nos permite mayor productividad en los procesos. Anteriormente -aunque en muchas aún funciona así- los supervisores debían hacer tablas de Excel con las horas laboradas de sus colaboradores. Estas tablas determinaban los pagos por nómina y además representaba el control de la asistencia y cumplimiento de los empleados.

Actualmente la tecnología de GeoVictoria permite convertir todo este proceso análogo a digital. A través de herramientas como el Control de Asistencia o el Control de Acceso, usted tendrá la posibilidad de ahorrar tiempo y evitar fallas. A través de un sistema completamente digital y respaldado en la nube, tendrá información de las horas laboradas e ingresos y salidas.