Gestión de contratistas: Estas son las claves para su éxito

La gestión de contratistas implica conocer los beneficios pero también los riesgos que esta modalidad trae consigo. 

En este blog, te invitamos a conocer los aspectos más importantes de la gestión de contratistas. 

Conoce los 4 pasos fundamentales para llevarla a cabo de forma exitosa.

¿Qué son los contratistas?

En primer lugar, hay que entender qué significa ser contratista en Colombia. Según el artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo, se entiende por contratistas a las "personas naturales o jurídicas que contraten servicios en beneficio de terceros".

De esta forma, la empresa contratista ejecuta una obra con sus propios medios y con libertad técnica y directiva. En dicho caso, la empresa beneficiaria es solidariamente responsable con el contratista por el valor de los salarios y las prestaciones de los trabajadores. Usualmente, los servicios de contratistas se presentan en áreas como la construcción, seguridad e industria.

Beneficios de tener personal contratista

La contratación de personal externo a través de empresas contratistas puede proporcionar una amplia gama de ventajas a la empresa principal, adaptándose a las necesidades específicas de cada tipo de proyecto. 

Aunque los beneficios pueden variar según el sector o el alcance del trabajo, algunos aspectos positivos son universales y fundamentales para cualquier organización.

Aumenta la competitividad empresarial

La colaboración con empresas contratistas especializadas en áreas específicas puede otorgar a la empresa principal una ventaja competitiva. Al contar con servicios externos de alta calidad, respaldados por experiencia y reputación en el rubro, la organización puede destacarse frente a la competencia. 

Por ejemplo, una empresa constructora que trabaje con contratistas reconocidos por su excelencia técnica puede mejorar su imagen de marca y atraer más clientes. Este beneficio se extiende a cualquier industria, ya que el acceso a habilidades especializadas eleva el estándar general de los proyectos.

Reducción de costos y tiempo

Uno de los principales atractivos de trabajar con contratistas es el ahorro en costos operativos y tiempos de ejecución. 

Las empresas contratistas cuentan con personal capacitado y herramientas adecuadas para ejecutar tareas con mayor precisión y rapidez, reduciendo errores y evitando gastos innecesarios. Además, las empresas principales pueden enfocarse en sus actividades esenciales, dejando las tareas específicas en manos de expertos. 

Por ejemplo, en proyectos de construcción, una empresa contratista puede manejar la obra civil, permitiendo a la empresa principal dedicarse a la gestión global del proyecto.

Mejor uso de los recursos existentes

En muchas ocasiones, las empresas cuentan con equipos o infraestructura que no están siendo utilizados al máximo debido a la falta de personal capacitado. La gestión de contratistas permite aprovechar estos recursos existentes sin necesidad de realizar grandes inversiones adicionales en capacitación o contratación directa. 

Por ejemplo, una empresa con maquinaria especializada puede contratar personal externo para operar, maximizando así su utilidad y reduciendo costos de inactividad.

Cumplimiento de resultados esperados

Al trabajar con empresas contratistas, es posible establecer metas claras y específicas que aseguren el cumplimiento de los resultados deseados. Estos objetivos se establecen desde el inicio del contrato, lo que proporciona certeza sobre la calidad y los tiempos de entrega del trabajo. 

La experiencia de la empresa contratista juega un papel crucial aquí, ya que su conocimiento del sector garantiza un enfoque profesional y orientado al logro de las metas pactadas. Este beneficio es especialmente valioso en proyectos complejos, donde el éxito depende de una ejecución precisa.

Agiliza procesos de Recursos Humanos

La incorporación de personal nuevo puede ser un proceso desafiante y costoso para los departamentos de Recursos Humanos. Con la gestión de contratistas, las responsabilidades relacionadas con el reclutamiento, la selección y la capacitación recaen en la empresa contratista. 

Esto libera recursos internos y permite al equipo de Recursos Humanos enfocarse en tareas más estratégicas, como la gestión del talento existente o el desarrollo organizacional. Además, esta modalidad facilita la adaptación rápida a picos de trabajo o proyectos temporales sin comprometer la estructura permanente de la empresa.

Riesgos de tener personal contratista

A pesar de que son evidentes los beneficios de contar con servicios de contratistas, también hay que considerar los riesgos que esto implica. Cada caso es distinto y es muy probable que estos riesgos no tengan lugar, sin embargo, siempre hay que tenerlos en cuenta para evitar situaciones inesperadas.

• Diferencia de cultura organizacional. Aunque son empresas distintas, es importante que tanto contratistas como beneficiarios compartan ciertos valores institucionales que les permitan trabajar en conjunto. De lo contrario, se pueden producir fricciones.
• Disminuye la confidencialidad. Incorporar empresas externas significa compartir cierta información que puede ser delicada para la organización. Esto trae como riesgo que los datos se utilicen de mala manera.
• Adaptación. Como en cada proceso de incorporación, quien se integra a una empresa debe pasar por un período de adaptación. En ese sentido, es importante que este proceso se realice sin mayores inconvenientes. De lo contrario, el trabajo de la empresa contratista no será efectivo.
• Cambios abruptos. Si los servicios prestados por contratistas no se realizan de acuerdo a lo pactado, esto puede traer un riesgo de desestabilización para la empresa principal.

¿Cómo realizar la gestión de contratistas?

La gestión de contratistas es un proceso clave para garantizar que la colaboración entre personal interno y externo sea eficiente, segura y beneficiosa para ambas partes. 

Este proceso debe ser cuidadosamente estructurado para que los contratistas se alineen con los objetivos de la empresa y cumplan con las normativas aplicables. A continuación, se describen los aspectos fundamentales para realizar una gestión de contratistas exitosa.

Establecer procesos claros para salud y seguridad

Uno de los pilares de la gestión de contratistas es garantizar la seguridad y salud de todos los trabajadores involucrados, tanto internos como externos. Antes de la contratación, es fundamental definir procesos específicos que aseguren el cumplimiento de normativas de seguridad y protocolos operativos. Esto incluye:

• Realizar evaluaciones de riesgos para identificar posibles peligros en las actividades que ejecutará el contratista.
• Asegurar que la empresa contratista cumpla con las normas de seguridad establecidas, como la entrega de equipos de protección personal (EPP) y capacitación en seguridad.
• Implementar medidas de control, monitoreo y auditoría de seguridad durante la ejecución de los proyectos.

Garantizar un entorno seguro no solo protege a los trabajadores, sino que también refuerza la reputación de la empresa principal y minimiza el riesgo de sanciones legales.

Mantener un control estricto de los servicios

Aunque los contratistas ejecutan tareas específicas de forma autónoma, es imprescindible que la empresa principal mantenga un control constante sobre las actividades realizadas. Este control incluye:

• Supervisar el cumplimiento de los plazos establecidos en el contrato.
• Monitorear la calidad del trabajo entregado para asegurarse de que cumple con los estándares requeridos.
• Realizar reuniones periódicas con los contratistas para revisar el progreso del proyecto y resolver posibles problemas.

La supervisión constante ayuda a garantizar que los objetivos del proyecto se cumplan y que cualquier desvío en el cronograma o calidad pueda ser abordado de manera oportuna.

Incluir la gestión de riesgos externos

Además de los riesgos internos inherentes a la operación de la empresa principal, es crucial considerar los riesgos asociados con las actividades del contratista. Para ello:

• Solicitar al contratista un análisis detallado de los riesgos específicos relacionados con sus actividades.
• Evaluar el impacto de estos riesgos en las operaciones de la empresa principal.
• Diseñar planes de contingencia para mitigar posibles incidentes.

Esta gestión preventiva permite anticiparse a problemas que podrían afectar tanto la seguridad como la productividad del proyecto.

Establecer un sistema de comunicación efectivo

La comunicación es un elemento crítico en la gestión de contratistas. Para garantizar una colaboración efectiva, es necesario implementar un sistema que permita el intercambio fluido de información entre ambas partes. Este sistema debe incluir:

• Definir claramente las expectativas y responsabilidades tanto para los contratistas como para el personal interno.
• Informar a los trabajadores de la empresa principal sobre las actividades que realizan los contratistas y sus métodos de trabajo.
• Establecer canales de comunicación formales para resolver dudas, reportar incidentes y coordinar actividades.

Un sistema de comunicación efectivo no solo mejora la coordinación, sino que también fortalece la relación entre las partes, reduciendo malentendidos y conflictos.

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