Reporte de incidencias: Qué es y cómo realizarlo

Todas las empresas deben contar con un reporte de incidencias, el que debe elaborarse de forma periódica. Para realizar este tipo de registro es necesario tener toda la información relacionada al desempeño del personal, entre ellas el control de asistencia.

En este nuevo blog de GeoVictoria., te contamos en detalle de qué trata y cómo realizar un reporte de incidencias.

¿Qué es un reporte de incidencias?

Un reporte de incidencias se encarga de documentar los eventos inesperados o inusuales que ocurren en una empresa. Estos eventos pueden ser de distinta índole, por lo que cada uno de ellos afecta al normal desempeño de la organización.

En ese sentido, estos eventos tienen relación con el rendimiento del personal, entre los que se encuentran sus niveles de asistencia, atrasos y permisos. Asimismo, tiene que ver con la infraestructura de la empresa, tales como maquinarias y los equipos tecnológicos.

Tipos de reportes de incidencias

Si bien el reporte de incidencias puede considerar una multiplicidad de factores y datos sobre el estado actual de la empresa, estos eventos se pueden agrupar en dos grandes niveles.

• Incidentes previstos. Existen eventos periódicos que interrumpen o afectan en alguna medida al desarrollo de la empresa. Estos acontecimientos tienen que ver con las vacaciones, bajas por maternidad u otra situación en que se produce la ausencia del personal de forma programada.
• Incidentes imprevistos. En este ítem se encuentran los hechos que no se pueden prever, por ejemplo, lo relacionado a los riesgos laborales. Por otro lado, es necesario reportar aquellas fallas inesperadas en los sistemas como maquinaria y tecnología.
  
  

Cómo realizar un reporte de incidencias

Para realizar el reporte de incidencias, debes contemplar algunos datos básicos sobre el control de tu empresa. Asimismo, debes tener en claro cómo responder a los eventos inesperados y corregirlos a futuro.

1. Control de asistencia

Es esencial que cuentes con un control de asistencia en tu empresa. De esta forma puedes obtener toda la información sobre el rendimiento del personal. Con una de las soluciones de GeoVictoria podrás conocer aspectos del cumplimiento de tus empleados con su jornada laboral. Entre estos datos se encuentran el horario de entrada y salida, los atrasos, permisos y las horas extras que realiza el personal.

Para tener un buen control de asistencia, GeoVictoria cuenta con diversas alternativas que te permitirán realizar el reporte de incidencias:

Reloj checador

Este método para el control de asistencia es el clásico aparato que se instala en la empresa. El GeoVictoria Box funciona mediante la lectura de huellas dactilares y el reconocimiento facial, lo cual entrega una alta seguridad. Gracias a la tecnología biométrica, este sistema identifica los rasgos únicos de cada persona.

Huellero USB

Una alternativa a nuestro reloj checador, es el uso del GeoVictoria USB. Con este software tus trabajadores registran la asistencia a través de la lectura de huellas dactilares pero a través de conexión USB a una computadora. Las principales ventajas son su bajo costo de implementación y fácil uso, además de su eficiencia.

Marcaje Web

¿Tienes personal con trabajo remoto? Esta modalidad no es impedimento para el control de asistencia que ofrece GeoVictoria. Mediante GeoVictoria Web podrás obtener toda la información relacionada a la asistencia de tus trabajadores, quienes se registran a través de una plataforma online.

Aplicación Móvil

GeoVictoria App es uno de los métodos más innovadores para el control de asistencia. Con este software, tus trabajadores marcan la asistencia a través de una fotografía selfie. Además, esta aplicación tiene una serie de funciones como localización por GPS, gestión de tareas y mapa de dotación de personal.

Llamadas telefónicas

GeoVictoria Call te permite registrar la asistencia a través de una simple pero efectiva llamada telefónica. Su sistema Deep Learning -Aprendizaje Profundo- te permitirá verificar la información sobre la identidad de quien marca su asistencia.

2. Identificar el tipo de incidente

Como te contamos, existen dos grandes categorías para identificar los incidentes y anotarlos en los reportes. Pues bien, es necesario identificar si estos eventos son de carácter previstos o imprevistos. De esta manera se pueden consignar en detalle los problemas que se relacionan con los acontecimientos.

3. Medidas correctivas

No basta con tener una capacidad de respuesta ante los eventos inesperados. Un reporte de incidencias también te ayuda a corregir estos problemas en el futuro. De esta forma podrás poner el foco en prevenir las situaciones indeseadas, como por ejemplo, accidentes laborales. Este paso es fundamental para mantener el funcionamiento de tu empresa.

4. Reporte general

Cada cierto tiempo es necesario realizar un reporte de incidencias general donde se incluyan todos los datos de estos eventos y las medidas para corregirlo. En ese sentido, GeoVictoria te entrega informes periódicos en relación a la asistencia de tu personal. Estos informes los puedes generar de forma mensual, semanal, e incluso diaria.

Beneficios del reporte de incidencias

Además de ser un elemento necesario, el reporte de incidencias te proporciona una serie de ventajas para tu empresa y su desempeño.

• Mayor eficiencia. Un reporte de incidencias te permite tener una mejor gestión de la empresa y con ello, un mejor rendimiento.
• Evitar sanciones legales. Tener la información sobre eventos inesperados permite tener un respaldo de los hechos. Así podrás evitar problemas de carácter legal por falta de información.
• Decisiones inteligentes. Como vimos, un reporte de incidencias también incluye las medidas que debes tomar para corregir futuros eventos.

Si quieres saber más sobre este u otros aspectos relacionados con el ámbito de los Recursos Humanos o empresa, no dejes de visitar nuestro blog.