A pesar del notable avance tecnológico, aún existen dudas sobre lo que es la automatización de procesos en las empresas.
La automatización de procesos es clave para la transformación digital. Su implementación conlleva diversos desafíos para una empresa, pero también contempla una serie de beneficios. Más allá de las reticencias, lo cierto es que la automatización es un fenómeno que llegó para quedarse y al que todas las organizaciones deberían considerar.
En específico, la automatización de procesos es una forma de reemplazar actividades manuales que son repetitivas por la acción de un robot. Este robot puede ser un software que se encarga de distintas tareas que antes eran ejecutadas por personas.
La automatización de procesos permite reemplazar actividades manuales repetitivas con sistemas tecnológicos que trabajan de manera rápida y precisa. Este enfoque no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores humanos, lo que resulta esencial para optimizar las operaciones en una empresa. Entre las principales áreas de impacto están la comunicación entre sistemas y la recopilación de datos, pero sus aplicaciones son mucho más amplias. A continuación, se detallan algunas de las tareas que pueden ser automatizadas:
Abrir correos electrónicos y documentos, clasificarlos según criterios predefinidos y extraer información relevante son tareas ideales para la automatización. Por ejemplo, un software puede identificar facturas en correos electrónicos, descargarlas y registrarlas en una base de datos, eliminando la necesidad de intervención manual.
Los bots de automatización pueden completar formularios, registrar información y realizar inscripciones en plataformas en línea sin necesidad de supervisión humana. Esto es especialmente útil en tareas administrativas como registro de proveedores, creación de usuarios o inscripción en sistemas.
Mover archivos entre carpetas o sistemas de almacenamiento, así como gestionar documentos en la nube, son tareas que la automatización realiza de manera eficiente. Esto asegura que la información esté organizada y accesible en tiempo real.
Acciones simples como copiar y pegar información entre sistemas o llenar formatos con datos repetitivos pueden ser completamente automatizadas. Esto no solo acelera el trabajo, sino que también elimina errores derivados de la monotonía.
La automatización facilita la lectura, escritura y actualización de bases de datos. Por ejemplo, un sistema puede extraer información de formularios web y almacenarla directamente en un CRM o ERP, manteniendo la base de datos actualizada sin intervención manual.
Los sistemas automatizados pueden recopilar datos relevantes desde la web, como precios de competidores o tendencias de mercado, y desechar información irrelevante. Esto permite a las empresas centrarse en datos útiles para la toma de decisiones estratégicas.
Desde cálculos matemáticos complejos hasta el procesamiento de grandes volúmenes de datos, los sistemas automatizados son capaces de realizar estas tareas con rapidez y precisión. Esto es crucial para sectores como finanzas, donde las decisiones dependen de análisis detallados.
La automatización puede recolectar y analizar información de redes sociales para identificar tendencias, medir el impacto de campañas y evaluar la percepción de marca. Esto ayuda a las empresas a mantenerse competitivas y conectadas con su audiencia.
Los bots pueden ejecutar tareas basadas en reglas predefinidas, como aprobar solicitudes que cumplan con ciertos criterios o notificar al equipo sobre excepciones. Esto agiliza procesos de toma de decisiones simples pero recurrentes, incluyendo las asociadas a los Recursos Humanos.
La automatización puede identificar y extraer datos clave de documentos, como números de facturas, montos o fechas, para integrarlos en sistemas empresariales. Esto es especialmente valioso para tareas contables y de facturación.
Desde siempre han existido mitos sobre la intervención de la robótica en la vida laboral y cotidiana. Por lo general, estos mitos no tienen una explicación concreta y provienen del ámbito de la ficción y la cultura popular. Algunos de estos ejemplos que se deben descartar son:
Si bien, la automatización de procesos se relaciona con la reducción de costos en algunas tareas, lo cierto es que nunca reemplazará al trabajo humano. Por ejemplo, los softwares pueden entregar información relevante para la empresa, pero eso no significa que sean los portadores de las decisiones. Para ello, se necesita contar con habilidades como el pensamiento crítico, la creatividad y la empatía.
Definitivamente no. Aunque no se descarta en un futuro, lo cierto es que los robots de la automatización de procesos no tienen una forma humanoide. Es más, estos softwares tienen la característica de trabajar en forma “invisible” ante el ojo humano. Un ejemplo de ello es el trabajo de conexión con múltiples bases de datos.
Otra de las falsas creencias es que los procesos de automatización tienen total independencia de la fiscalización humana. En ese sentido, la elaboración de un plan de contingencia manual que resuelva cualquier falla del proceso sigue siendo necesaria.
Actualmente, existen varias alternativas de automatización que se ajustan a las necesidades de pequeñas y medianas empresas. Esto no significa necesariamente incurrir en grandes costos. Más bien se trata de adecuar el presupuesto para que este tema no quede fuera del funcionamiento del negocio.
Por otra parte, existen sistemas de automatización que son de código abierto y de dominio público.
A pesar de los resultados demostrados por la automatización de procesos, aún existen muchas dudas. Sin embargo, la implementación de este tipo de tecnología se traduce en grandes beneficios para las empresas.
La aplicación de sistemas informáticos en producción agiliza los mismos ciclos y fases y mejora la carga de trabajo del equipo. Asimismo, redistribuye funciones e incluso exime a sus miembros de alguna de ellas, especialmente las que necesitan más trabajo.
Con los sistemas de automatización de procesos se pueden tomar decisiones sin esperar al final de un ciclo o tarea. Esto se puede hacer en detalle y al mismo tiempo que se ejecuta dicha tarea.
Cuando una empresa opta por automatizar procesos, lo más normal es que todos sus equipos y dependencias estén conectados entre sí. De esta manera podrán acceder y compartir un mismo sistema de información. Esta base de datos dará paso a diversas tomas de decisiones de carácter estratégico. A esto último se le conoce con el nombre de Business Intelligence. Conoce más sobre las opciones que ofrece GeoVictoria enfocadas en BI.
Hasta hace poco, las empresas solo podían identificar áreas de menor productividad cuando el proceso estaba completo o cuando la falla era demasiado obvia. La automatización de procesos permite obtener esta información en tiempo real, además de mostrar dónde se encuentran estos fallos.
La automatización permite utilizar la misma métrica de evaluación para múltiples tareas. De esta manera se evita tener que definir una nueva métrica para cada una de estas acciones.
La automatización de procesos no solo es un elemento clave para la transformación digital, sino también un pilar esencial para mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la competitividad empresarial. Aunque enfrenta mitos y desafíos, su implementación ofrece beneficios tangibles que van desde la optimización de ciclos de producción hasta la identificación de puntos de improductividad en tiempo real. Lejos de reemplazar el talento humano, complementa las habilidades creativas y estratégicas necesarias en cualquier organización.
Invertir en sistemas de automatización es una decisión estratégica que posiciona a las empresas en un camino hacia la innovación y el éxito sostenible. La clave está en adoptar estas tecnologías con un enfoque claro, seleccionando herramientas que se alineen con las necesidades y objetivos específicos de cada organización.
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