Pago de planillas: Todo lo que debes saber sobre este proceso

En este nuevo blog de GeoVictoria te contamos todo lo que necesitas saber sobre el pago de planillas en Perú. ¿En qué consiste este proceso? Descubre la importancia de realizar esta tarea, qué softwares te pueden ayudar y cuáles son los errores más comunes que debes evitar.

¿Qué es una planilla de pago y qué debe contener?

Primero que todo, una planilla de pago es el documento donde el empleador registra diversos datos sobre la remuneración del trabajador por sus labores durante el mes. Así, corresponde la información sobre días laborados y no laborados, además de las horas extras.

Por otra parte, la planilla debe contener el ingreso mensual y los descuentos por ley que correspondan. De la misma manera, esta planilla debe contemplar las retenciones por impuesto de cuarta o quinta categoría. Además, se deben ingresar las aportaciones destinadas al Seguro +Vida de EsSalud.

Esta planilla debe incluir tanto a trabajadores como pensionistas, prestadores de servicios, personal en formación o de terceros.

Softwares para el pago de planillas

Uno de los aspectos fundamentales para el pago de planillas tiene que ver con la información sobre las horas trabajadas del personal. Esto cuenta tanto para las jornadas ordinarias como aquellas extraordinarias. Para ello, hay dos tipos de softwares que toda empresa necesita si quiere llevar a cabo esta tarea de forma eficiente.

Software de control de asistencia

Antes de realizar el cálculo de la remuneración y todos sus detalles, es necesario recoger la cantidad de tiempo que trabaja el personal. Esta cifra debe ser exacta por lo que un sistema de control de asistencia es el método perfecto para ello. Cabe recordar, que registrar la asistencia en Perú es una tarea obligatoria del empleador en el sector privado.

Pues bien ¿Cómo implementar y usar este software? Hay distintos métodos para controlar la asistencia que varían de acuerdo a su tecnología. Ante ello, GeoVictoria ofrece todo tipo de soluciones para que puedas realizar esta tarea sin inconvenientes.

Por ejemplo, si necesitas un método tradicional, te aconsejamos que optes por un reloj control como el GeoVictoria Box. Este sistema registra la entrada y salida de los trabajadores a partir de la lectura de huellas dactilares.

Ahora bien, si necesitas un método más avanzado, lo mejor es elegir un mecanismo de tecnología biométrica. El sistema GeoVictoria Face realiza el registro mediante reconocimiento facial ya que recoge rasgos únicos de la persona. Este método es ideal para reforzar las medidas de higiene y seguridad ya que no necesita contacto y funciona con el uso de cubrebocas.

Ambos métodos permiten medir con exactitud el número de horas trabajadas por cada trabajador, cuya información podrás obtenerla en tiempo real. Asimismo, dicho registro queda almacenado en una nube virtual, a la que podrás acceder cuando lo requieras.

Software de remuneración

Una vez que se realiza el conteo de las horas trabajadas con el control de asistencia, llega el momento de realizar el pago de planillas. Para ello, es necesario contar con un buen software de remuneración que te permita calcular el sueldo de tus trabajadores de forma automatizada.

Si bien el mercado ofrece numerosos servicios para este fin, hay algunas cuestiones que debes considerar al momento de elegir qué software quieres ocupar.

• Cumplir leyes vigentes. Es indispensable que un software para el pago de planillas esté acorde a las normas laborales, como las que exige SUNAFIL. De esta manera, el programa debe estar actualizado respecto a las tasas de impuestos, porcentajes de seguridad social, entre otros ítems.
• Adaptabilidad. Cada empresa es un mundo distinto, por lo que un software de remuneraciones debe saber adaptarse a los distintos escenarios. Solo de esta forma un sistema como este podrá ser un aporte al desarrollo de la empresa.
• Presupuesto. El factor económico también es un aspecto a considerar al momento de elegir un software. Es por esta razón que se deben analizar cuidadosamente las alternativas que ofrece el mercado y cuáles son sus valores, en sus funciones básicas y avanzadas.

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Errores comunes en el pago de planillas

A pesar de que el pago de planillas es una tarea habitual del área de recursos humanos, siempre hay un margen de error. Algunos de los problemas más comunes al realizar este proceso son:

1. No se pagan las utilidades en base a los días trabajados. Hay empresas que no cuentan con un control de asistencia digital por lo que tienden a incurrir en errores sobre las horas de trabajo realizadas.
   
   Si quieres conocer más acerca del control de asistencia de GeoVictoria, contáctanos y resolveremos todas tus dudas.
2. Realizar el proceso manualmente en hojas de cálculo. Como vimos, el software de remuneraciones te permite automatizar el pago de planillas. Sin embargo, aún hay organizaciones que ejecutan esta tarea de forma manual, lo cual aumenta las probabilidades de cometer errores en datos y cifras. Por otra parte, el método manual significa un gasto de tiempo mayor que mediante software
3. Desconocer legislación laboral. Es clave que el pago de planillas cumpla con todos los requisitos que indica la ley. De no hacerlo, la empresa puede arriesgar importantes sanciones.

Si necesitas saber más sobre este u otros conceptos del área de Recursos Humanos, no dejes de leer nuestro blog haciendo click aquí.