Folha de ponto online: o que é e como funciona?

A folha de ponto online é um recurso importante para o bom funcionamento das empresas. Com ela, é possível que os gestores e o RH acompanhem a frequência dos funcionários por meio de um sistema digital.

A prática de um controle de ponto online cresceu nos últimos anos, e as companhias utilizam o sistema de forma adequada seguindo a padronização da Portaria 373. Isso porque o uso incorreto pode gerar multas bastante expressivas. 

Mas o que consiste na folha de ponto online? E como se usa a planilha de pagamento online? Neste artigo vamos tirar essas e outras dúvidas. Acompanhe a gente!

O que é folha de ponto online?

A folha de ponto online é um registro da jornada diária dos colaboradores de forma virtual. Ela fica integrada em um sistema de controle de ponto com acesso dos funcionários, gestores e Rh por dispositivos móveis ou computadores.

O recurso permite que todas as alterações feitas referentes a jornada de trabalho dos colaboradores sejam realizadas pelo sistema sem a necessidade de usar planilhas ou livro de ponto.

Como funciona a folha de ponto online?

A folha de ponto online é integrada por um sistema de controle de ponto alternativo, em que o RH irá cadastrar o funcionário para que no momento em que ele marcar a sua jornada diária, os dados fiquem armazenados.

Exemplificando, é como se o colaborador fosse registrar o ponto em um livro à mão, em que todas as informações obtidas serão examinadas pelo RH na hora de fechar o pagamento.

No entanto, o gestor precisará acessar o caderno, folha por folha, e verificar os horários, dias, o funcionário, setor, horas extras, atrasos, o que nesse formato é desgastante, além de estar sujeito a fraudes ou inconsistências.

Já no sistema online todas as informações estarão registradas virtualmente sem precisar exportá-las do aparelho, possibilitando que gestores e RH acompanhem as movimentações em tempo real.

Qual lei permite a folha de ponto online?

O artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) possibilita a adoção dos sistemas de controle de ponto alternativo, o que demonstra a procedência da folha de ponto online. Veja o que diz:

“§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.” 

Contudo, para que sua empresa utilize esse tipo de ferramenta, é necessário que ele esteja de acordo com a Portaria 1510, a Lei do Ponto Eletrônico, e tratando-se de um sistema mais moderno, como a folha de ponto online, atender os requisitos da Portaria 373, promulgada pelo antigo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Exigências da Portaria 373

Os sistemas alternativos de ponto eletrônico são realizados de forma online, e como a tecnologia facilita o uso de recursos, ela deve conter regras mais densas para evitar fraudes. Por isso, a Portaria 373 determinou condições para o uso devido. Sendo assim:

Não pode

• Realizar marcação automática do ponto;
• Impedir que funcionários marquem o ponto corretamente;
• Exigir autorização para que os colaboradores usem o sistema;
• Solicitar aprovação para registrar horas extras.

Deve

• Ter um equipamento disponível no ambiente de trabalho;
• Possuir identificação de empregador e empregado;
• Disponibilizar conferência de dados.

Quais as vantagens da folha de ponto online?

Como vimos até agora, a folha de ponto online é uma ótima alternativa para quem pratica, contando com as facilidades da tecnologia. Para incrementar ainda mais o lado positivo do sistema, listamos x vantagens interessantes; Confira:

1. Acompanhamento em tempo real

A folha de ponto online possibilita que os gestores e o RH tenham controle sobre os atrasos dos funcionários, deslocamentos ou em caso de horas extras, entre outras situações diretamente em tempo real.

Por exemplo, no caso da GeoVictoria, caso seu funcionário marque o ponto na casa dele, em vez de estar presente na empresa, você será alertado imediatamente.

2. Redução de custos

Passou o tempo em que necessitava de um livro de ponto para assinalar a entrada e saída do trabalho, ferramenta que a organização precisava sempre ter em mãos. Em consequência, necessitava imprimir folha por folha para ter o registro documentado sobre cada colaborador.

Embora algumas companhias ainda utilizem esse tipo de sistema, a folha de ponto online tornou-se a nova queridinha justamente porque todo o processo é automatizado, o que diminui os custos sobre papéis e canetas.

Outro ponto que também evita despesas extras é que como o sistema é virtual, diminuem-se os custos com reparos de equipamentos comuns em sistemas eletrônicos. O único gasto que as empresas têm com a folha de ponto online é com a manutenção do sistema, caso haja alguma falha que interrompa o fluxo do registro e controle.

3. Praticidade

Entre os benefícios da folha de ponto online, sua companhia não precisará mais lidar com conflitos do ponto manual, nem com inconsistências dos sistemas ultrapassados de um relógio de ponto eletrônico.

Além disso, o RH não usará um modelo de preenchimento da jornada de trabalho, já que o sistema entrega um formato pronto, com as escalas de trabalho, feriados, folgas e outros elementos solicitados por você.

4. Cálculos automáticos

A contabilidade dos dados é um dos grandes recursos da folha de ponto online. Isso significa que, quando o funcionário marcar o ponto, o sistema já irá separar o horário do dia, a hora extra, o adicional noturno, o intervalo intrajornada e interjornada, faltas, atrasos, e outras variações cadastradas.

5. Acesso pelo celular

A pandemia do coronavírus possibilitou que muitas empresas optassem pelo sistema home office, o que resultou em maior uso de dispositivos móveis.

Nesse sentido, a folha de ponto online se tornou uma estratégia interessante neste quesito, já que para utilizá-la basta estar conectado à internet e acessar pelo celular ou tablet, por exemplo, todos os recursos disponíveis em poucos cliques.

6. Segurança

O sistema da folha de ponto online é altamente confiável, já que todas as informações ficam armazenadas no software, o que pode ser essencial para a comprovação de processos judiciais.

Sob o mesmo ponto de vista, o acesso ao histórico, dados de banco de horas e outros ficam a cargo apenas dos gestores e do RH. Os demais colaboradores têm direito apenas ao registro e conferência das informações.

Como calcular a folha de ponto online?

Os cálculos da jornada de trabalho com o uso de uma planilha de ponto manual já é coisa do passado. Com a folha de ponto online os apontamentos podem ser feitos por uma planilha de ponto online, onde todos os dados são incluídos simultaneamente, sem a necessidade de papel.

Para começar, basta cadastrar as jornadas e normas para que o cálculo seja feito sem erro. Fácil e prático!

Supomos que o seu colaborador trabalhe de 9h às 18h, mas em determinado dia, ele precisa sair por volta de 19h para concluir uma tarefa. Com a folha de ponto online, todos os apontamentos extras também estarão disponíveis no sistema.

O que deve constar na planilha de ponto online?

A planilha de ponto online é preenchida a partir de quatro etapas fundamentais. São elas:

1. Cadastro

Em primeiro lugar, o RH deve fazer o cadastro dos funcionários com os seguintes dados:

• Nome;
• Matrícula;
• Função;
• Data de admissão.

Esses primeiros dados são essenciais para o funcionamento da planilha de ponto online, pois a partir do cadastro os colaboradores poderão começar a registrar os horários de entrada e saída.

2. Banco de funcionários

O banco de funcionários é um local importante, de uso exclusivo de gestores e do RH. Isso porque lá é possível verificar os colaboradores com o cadastro correto. Em caso de demissão de funcionários, acesse a aba com o cadastro do participante para excluí-lo.

3. Controle de horas

Esta é a parte onde terá o maior nível de movimentação, pois é onde todos os registros são realizados. Neste campo, deve constar:

• Matrícula;
• Nome;
• Data;
• Entrada;
• Saída;
• Intervalo.

Vale frisar que aqui é preciso informar a carga horária diária acordada no contrato de trabalho para que seja feito o cálculo das horas extras em situações de trabalhos além do período estipulado.

4. Folha de ponto

Por fim, a aba da folha de ponto online é um registro geral onde consta todos os dados, como preenchimentos durante o mês. Após o fechamento, o funcionário precisará assinar o documento virtualmente para validar as informações.

Como automatizar a folha de ponto online? 

Investir em um controle de ponto online é uma solução importante para o crescimento de qualquer companhia. Isso porque o uso da folha de ponto online facilita o dia a dia da empresa que terá tempo para resolver outras questões urgentes.

Logo, a GeoVictoria oferece uma plataforma inteligente com diversas funcionalidades que serve para o registro de todos os tipos de colaboradores. Com ele, é possível:

• marcar ponto pelo computador ou dispositivos móveis;
• controlar as férias (ausências, abono, etc.);
• controlar o ponto para equipes externas (com rastreamento em GPS em tempo real);
• cultivar a gestão de ponto semanal, em turnos, etc;
• usar o sistema integrado com o REP;
• calcular folha de pagamento com horas extras online

E muito mais.

Tenha em mãos um sistema que lhe dê mais condições de gerenciar pessoas, como recurso para utilizar a folha de ponto online, e trazer resultados benéficos em curto ou médio prazo. 

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