Gestão do tempo: o que é e 8 maneiras de melhorar a produtividade

Se o seu trabalho é focado em resultados, gestão do tempo é um termo que deve fazer parte da sua vida. Pelo contrário, uma rotina atribulada e desgastante leva à impressão de falta de tempo, ocasionando problemas pontuais na entrega das tarefas. Para se ter uma ideia, segundo a pesquisa do International Stress Management Association Brasil, o nosso país é o segundo mais estressado no ranking com dez outras regiões, perdendo apenas para os japoneses. E o motivo: a sobrecarga de trabalho. Se você não quer fazer parte dessa estatística, neste artigo explicamos o conceito e listamos 8 estratégias de como melhorar a gestão de tempo. Gostou da ideia? Então acompanhe a gente. Boa leitura!

O que é gestão do tempo?

Gestão de tempo, também conhecida como gerenciamento de tempo, é a maneira que o ser humano utiliza para administrar suas responsabilidades. Embora as 24 horas sirvam para todos, parte das pessoas se prejudica por não otimizar o período em que se propõe a executar uma tarefa, seja no lado pessoal, como no profissional.  De modo geral, a gestão do tempo é o modo como se planeja, controla e executa as funções conscientemente. Com esse ponto de vista, trouxemos 8 sugestões para você usar a gestão do tempo e produtividade a seu favor. Vamos lá?

Como melhorar a gestão do tempo?

1. Planeje a gestão do tempo e produtividade

O primeiro passo para efetivar a gestão do tempo é criar um planejamento estratégico. Imagine que você é dono de uma loja e deseja que sua equipe venda mais produtos em determinado dia para acabar com o estoque ou aumentar a lucratividade. Para obter essa meta proposta, é importante efetuar um planejamento com as funções, horários e tempo de entrega das responsabilidades. Nesse aspecto, um detalhe é importante: preste atenção nas atividades repetidas para que o hábito de fazê-las não comprometa a qualidade do material. Em outras palavras, tenha em mente que ao exercer as mesmas funções aumenta-se o risco do desgaste mental, além de perder a oportunidade de se dedicar a outras funções.

2. Diminua as distrações

A desordem é um dos fatores que perturba o foco de um profissional, isso porque cria barreiras mentais que diminui a criatividade. Por isso, dedique-se a algum momento do dia para organizar o escritório que, certamente, fortalecerá sua imaginação. Sob o mesmo ponto de vista, o uso excessivo do celular atrapalha o fluxo de trabalho, pois olhar as mensagens ou e-mails torna-se um vício problemático. Vale a pena, por exemplo, deixar o aparelho no silencioso e desativar as notificações durante o expediente. Colar post-it no computador para mostrar que não é o momento para conversas também é um bom artifício. 

3. Determine tarefas

A posição de liderança normalmente exige que o gestor tome decisões sozinho, mas isso não significa que só ele deva cumpri-las. Para a melhor gestão do tempo, é fundamental delegar as tarefas para as pessoas certas, separando atividades que não necessitam apenas de um ponto de vista.

4. Não se oprima por conta da quantidade de trabalho

Quando avistamos um trabalho intenso, surge a sensação de cansaço prévio devido à sobrecarga, o que pode acarretar uma entrega cheia de erros, por isso, divida o serviço em pequenos blocos. Além de ser mais fácil, alivia a tensão na hora de executar cada parte da atividade.

5. Motive a sua equipe

Uma estratégia interessante para a gestão do tempo de um coordenador é incentivar os colaboradores a ter organização própria. A autonomia no trabalho possibilita o aumento de produtividade, tornando-se um ponto positivo para a conquista dos resultados. Nesse sentido, crie treinamentos de gestão de tempo para que todos aprendam a otimizar o período em que estão na companhia. Essa é uma fórmula de engajá-los a contribuir com o trabalho e a sentir-se parte da empresa.

6. Determine suas escolhas

Faça um exercício de reflexão sobre as suas demandas, escolhendo o que você quer e o que gosta de cumprir. É muito comum realizarmos tarefas que precisamos estudar mais ou que não estão alinhadas com os nossos pensamentos. Então, priorize as atividades que tenham relação com os seus propósitos. Elas geram bem-estar e contribuirão para um fechamento dentro do tempo esperado.

7. Utilize ferramentas para gestão do tempo

Hoje a tecnologia oferece aplicativos voltados à produtividade e otimização. Essas ferramentas ajudam a manter o dia organizado, assim como o Trello, site de gerenciamento com tarefas divididas por cards (cartões) e colunas com ordem de prioridade. O Google Agenda também é uma solução, pois se trata de uma agenda virtual onde você planeja seus compromissos, reuniões e outros afazeres. Pensando nos gestores e profissionais de recursos humanos, a dica é integrar o processo de gestão de jornadas e de registro de ponto. A GeoVictoria, por exemplo, controla as entradas, saídas e intervalos dos funcionários de maneira ágil e acessível para o usuário.

8. Cuide de você

A saúde mental é uma virtude do ser humano, por isso, cuide dela o tempo todo, pois com os pensamentos equilibrados, você conseguirá produzir mais e melhor. Parece clichê, mas para evitar o esgotamento psicológico pratique exercícios físicos, consuma alimentos saudáveis, e inclua atividades que lhe gerem prazer após o término do expediente. Assim, você sentirá diferença ao longo da jornada.

Quer saber mais? Neste vídeo você conhecerá técnicas para otimizar a gestão do tempo. Confira:

https://www.youtube.com/watch?v=dCIABVZhdx8

Conclusão

Percebemos que com planejamento fica muito fácil priorizar as atividades e ganhar tempo para realizá-las. Quando você descobre sistemas confiáveis para o dia a dia, melhora o clima e o gerenciamento do tempo. Então, lembre-se: evite que seus colaboradores e você se sintam desmotivados ou sobrecarregados. Por isso, o controle de ponto da GeoVictoria é uma ferramenta de gestão de tempo própria para verificar a pontualidade e assiduidade de quem faz parte do seu time. Ela entrega relatórios de alocação com informações precisas sobre a entrada, saída e deslocamento dos colaboradores, além de informações sobre as horas extras, atrasos e faltas. Aposte no serviço da GeoVictoria. Entre em contato agora mesmo.